He preparado una cronología con todos los pasos necesarios para crear una empresa en España a partir de mi propia experiencia, día a día. Los trámites y costes que relato corresponden a una empresa de 120.000 euros de capital social.

Para las empresas que no superen los 30.000 euros de capital estos trámites y los gastos pueden verse significativamente reducidos. El Real Decreto-ley 13/2010 incluyen medidas de agilización y reducción de costes del proceso constitutivo de las sociedades de capital. Según el BOE  “a tal fin se regula un régimen especial de constitución de sociedades de responsabilidad limitada con capital social no superior a 30.000 euros, en las que sus socios son personas físicas y el órgano de administración se estructura como un administrador único, varios administradores solidarios, o dos administradores mancomunados.” Si tu empresa cumple esos requisitos puedes crearla utilizando los estatutos tipo publicados en el BOE con la propia ley, lo que agilizará los trámites y reducirá los aranceles notariales y tasas de publicación en el registro.

Este mismo Real Decreto 13/2010 establece que la constitución de empresas está exenta de pagar el impuesto de Actos Jurídicos Documentados, que antes de este decreto era del 1% del capital social.

Comienzo el relato.

Miércoles 9 de enero

El primer trámite indispensable para poder continuar con el resto de pasos es solicitar al Registro Mercantil Central una certificación negativa del nombre de la empresa. Esta denominación social no puede coincidir con otras ya existentes, y esto es lo que certifica el Registro Mercantil Central. Se presenta una solicitud con hasta cinco nombres por orden de preferencia. Nuestra primera opción como nombre deseado para la sociedad es “Atanor Media, S.L.”.

La solicitud puede realizarse directamente en la sede del Registro Mercantil en Madrid, por correo o por vía telemática desde su web. Optamos por esta última opción y solicitamos la certificación negativa del nombre pagando con tarjeta de crédito la cantidad de 20,12 euros. El importe incluye el arancel y el envío por correo certificado de la respuesta a la solicitud.

Mientras esperamos a recibir por correo la certificación, avanzamos elaborando los estatutos de la sociedad. Nuestra empresa se constituye con un capital social de 120.000 euros por lo que no podemos utilizar los estatutos tipo.  Utilizamos unos estatutos de una sociedad anterior adaptándolos a nuestras necesidades y a la nueva ley de sociedades de capital.

Jueves 10 de enero

A última hora de la tarde accedo en la web del Registro Mercantil y puedo ver -utilizando el código que me han asignado el día anterior- que la certificación ha sido emitida y enviada por correo certificado.

Martes 15 de enero

A final de la mañana recibo la carta del Registro Mercantil Central con el certificado negativo del nombre. Esto significa que el nombre “Atanor Media Sociedad Limitada” no existe y queda reservado para nosotros.

Con este certificado me voy al banco a abrir una cuenta de sociedad en constitución.

Una vez que todos los socios hayan depositado su parte de capital social en la cuenta, el banco me dará un certificado de que el capital ha sido completamente depositado. Con ese certificado ya se puede ir al notario a constituir la sociedad.

Miércoles 16 de enero

Visita al notario para entregarle los estatutos y los datos de los intervinientes para que vaya preparando la constitución de la sociedad. Nos da cita para mañana, jueves. Hemos encargado a la notaría que  sean ellos quienes se encarguen telemáticamente de solicitar el CIF provisional una vez firmadas las escrituras. De no ser así tendríamos que hacer ese trámite nosotros ante la Agencia Tributaria.

La firma de la escritura de constitución está vinculada a que el mismo jueves todo el capital social aparezca en la cuenta y el banco nos de el certificado de que así ha sido.

Jueves 17 de enero

Recibo confirmación del banco que todo el dinero está ya depositado en la cuenta y de que puedo pasar a recoger los certificados de depósito del capital social de la sociedad en constitución. Esta cuenta no es una cuenta normal ya que -como indica la ley- el banco esta obligado a retener los fondos hasta que la escritura esté registrada en el Registro Mercantil. Hasta entonces no se puede sacar dinero ni realizar ningún pago con cargo a esa cuenta. Todos los pagos en la notaría, registro, etc. tenemos que adelantarlos los socios.

A las cinco de la tarde acudimos al notario para firmar la constitución de la sociedad. La administrativa que realiza el trámite del CIF provisional no está y me aseguran que lo tendré al día siguiente a las 9 de la mañana. En cualquier caso son las 6 de la tarde, así que hoy ya no podemos hacer ningún trámite más. Tenemos que esperar a mañana para acudir con el CIF provisional y una copia de la escritura a liquidar el impuesto de Actos Jurídicos Documentados a la hacienda autonómica, en este caso al Ente de Servicios Tributarios del principado de Asturias.

Viernes 18 de enero

Regreso a la notaría a recoger el CIF provisional y una copia de la escritura. La factura de la notaría asciende a 503 euros. Hoy ha sido, con diferencia, el peor día de todo el proceso. Al llegar a la notaría me dicen que han cometido un error al solicitar el CIF, ya que lo han solicitado a nombre de Atanor Medaia en lugar de Atanor Media. Me comentan que han hablado con la Agencia Tributaria y que tengo que ir para presentar el modelo 036 solicitando una modificación en el nombre.

En la Agencia Tributaria -después de solicitar número y esperar unos 15 minutos- me atiende la funcionaria de censos. Le explico lo que me ocurre y le digo que en la notaría me han dicho que han hablado con ellos y que tenía que cubrir el modelo 036. Me dice un poco borde que con ella no ha hablado nadie, le pregunta a su compañero y tampoco sabe nada. Intento mantener la calma y le explico lo que ha ocurrido pero parece que le cuesta entenderlo así que le digo que voy a llamar a la notaría para que hablen con ella. Después de la conversación telefónica me dice que se puede hacer porque el número de CIF asignado no va a variar PERO que tengo que llevar una fotocopia de la copia simple de la escritura, de mi DNI y del CIF provisional y que con eso tengo que rellenar el modelo 036 y que tardará dos días en poder entregarme la tarjeta provisional del CIF corregido.

Tengo conmigo todo lo que me pide pero en la Agencia Tributaria no hacen fotocopias así que me toca volver al centro de Avilés a buscar una tienda de fotocopias. 45 minutos después estoy de nuevo en la Agencia Tributaria. Saco número para comprar el impreso 036 por el que me cobran 2,30 euros. Este impreso se puede confeccionar por internet y descargarlo ya cumplimentado. Para evitar líos prefiero comprarlo en blanco y confeccionarlo con la info que me pidan exactamente. Veinte minutos después de comprar el impreso llega mi turno nuevamente con la responsable de censos. Me reconoce y me explica las cuatro cosas que tengo que cubrir. Mientras lo voy cubriendo ella va haciendo los cambios en su ordenador y me pregunta si me corre mucha prisa. Le digo que si, que bastante, y para mi sorpresa me dice que a ver si me puede dar el CIF provisional corregido ahora mismo.

Cinco minutos después salgo de allí con el CIF provisional corregido. He preferido no preguntarle por qué primero me había dicho que no lo tendría hasta dentro de dos días y ahora me lo llevo en el momento.

Superado este trámite, que me hubiera ahorrado de no ser por el error de la notaría, me voy al Ente de Servicios Tributarios del Principado de Asturias, la Hacienda Autonómica, para liquidar el impuesto de Actos Jurídicos Documentados. Saco número y espero 15 minutos. Cuando me atienden le digo que quiero liquidar el impuesto de Actos Jurídicos Documentados y la señora me hace una mueca como de “y a mí que me cuentas”. Saco la copia simple y el CIF provisional y me dice en mal tono que “así no se liquida el impuesto”. Que hace falta un formulario. Le digo que lo se, pero que yo no lo tengo y que supongo que me lo tendrán que dar ahí.

Su respuesta, todavía en peor tono es que no, que ellos no venden formularios. Que los puedo comprar en Cajastur o descargármelo de Internet. No salgo de mi asombro, la Hacienda Estatal vende los formularios que pide y la Autonómica ha delegado esa actividad en Cajastur. He perdido toda la mañana, son las 13:45 y cierran a las 14:00 horas. Me queda ir a casa a confeccionar por internet el modelo 600 y presentarlo ya el lunes.

Lunes 21 de enero

A primera hora envío un correo electrónico a la directora de empresas de mi entidad bancaria para preguntarle si con la nota simple podemos desbloquear la cuenta para no tener que esperar al registro de la escritura.

Con el modelo 600 cubierto tengo que volver al Ente de Servicios Tributarios del Principado de Asturias a liquidar el impuesto de Actos Jurídicos Documentados ya que, aunque la sociedad está exenta del pago, hay que presentar igualmente el modelo 600 y una copia simple de la escritura. Lo hago en la oficina de Oviedo porque tengo que desplazarme para hacer el siguiente trámite; en esta oficina de Oviedo el trato ha sido cordial y afable.

Justo al salir del Ente Tributario me llama la directora de empresas del banco. Me dice que ha consultado con la interventora y que con la nota simple de la escritura les sirve para desbloquear la cuenta PERO que necesitan el CIF definitivo. Nada más colgar me doy cuenta que para obtener el CIF definitivo hay que presentar la escritura registrada por el Registro Mercantil, así que imposible la solución que me dan en el banco.

Voy al Registro Mercantil a entregar la escritura para que la registren. Desde que el notario nos da la escritura tenemos diez días para llevarla al Registro Mercantil. He pagado 150 euros de provisión de fondos en el Registro.

Les pregunto cuánto están tardando aproximadamente en inscribirlas y su respuesta fue que no me puede dar una fecha, pero cuestión de días. En el mismo Registro se puede solicitar un certificado digital para la empresa (firma digital) pero me recomiendan que mejor lo solicite una vez inscrita la sociedad. Lo solicitaré cuando vuelva a recoger la escritura; en ese momento llevaré también los libros de actas y de registro de socios para registrarlos.

Desde que se otorga la escritura ante notario la sociedad ya existe y desde ese momento tiene personalidad jurídica propia.  Por tanto podemos considerar que desde el viernes 18 de enero en que nos otorgaron el CIF provisional, la sociedad ya podría estar en funcionamiento. Pero hay que seguir con los trámites de liquidación del impuesto (exento) y de la inscripción en el Registro Mercantil.

Pero hay otro problema: que la cuenta bancaria seguirá con el estatus de “sociedad en constitución” hasta que le llevemos la escritura convenientemente inscrita por el Registro Mercantil. Por tanto, podemos celebrar acuerdos y contratos con nuestra empresa pero no podremos aceptar cargos en cuenta ni emitir pagos. El funcionamiento de nuestra sociedad es aún muy precario.

Martes 22 de enero

Recibo un correo electrónico del Registro Mercantil de Asturias con una nota de defectos, por lo que no se ha podido proceder al registro de la escritura. El error es el siguiente:

1.- G.- ART. 31º ESTATUTOS: HA DE HACERSE CONSTAR EN LOS ESTATUTOS QUE EL CONSEJO DE ADMINISTRACION TAMBIEN PUEDE SER CONVOCADO POR UN TERCIO DE SUS MIEMBROS, EN LOS TERMINOS QUE RECOGE EL ARTICULO 246 LSC. VER RDGR 11.VII.2012

Aunque considero que podrían inscribirse puesto que los estatutos no pueden invalidar lo dispuesto en la Ley de Sociedades de Capital y una vez inscritos podrían instar a la modificación, es más rápido realizar la subsanación que presentar un recurso. Así que, con estos datos, voy a la notaría para que preparen la corrección en una nueva escritura que tendré que firmar mañana y llevar nuevamente al Registro Mercantil.

Miércoles 23 de enero

En la escritura de constitución todos los intervinientes nos otorgamos recíprocamente poderes para poder subsanar errores durante la inscripción en el Registro Mercantil, por lo que es suficiente con que acuda yo solo al notario a firmar la escritura de corrección.

Esta corrección en la escritura tiene un coste, pero debido al error cometido por la notaría en la tramitación del CIF no nos la cobran. Todo un detalle. Salgo con la corrección hacia Oviedo para depositarla en el Registro Mercantil, junto a la escritura de constitución.

Viernes 25 de enero

Nos ponemos en contacto con el Centro de Empresas La Curtidora de Avilés, donde vamos a instalarnos, para comunicarles que ya estamos en disposición de solicitar formalmente un local. Habíamos visitado los locales hace un par de meses y quedamos en presentar formalmente la solicitud cuando la constitución de la empresa estuviera avanzada. En principio, la próxima semana firmamos el contrato y el día 1 de febrero ya podremos ocupar nuestro local.

Tenemos que declarar el inicio de actividad con fecha 1 de febrero en Hacienda, solicitar el alta en el IAE  y en la Seguridad Social. De estos trámites se encargará ya por vía telemática la asesoría que llevará la parte contable de la sociedad.

Miércoles 30 de enero

Me comunican del Centro de Empresas La Curtidora que ya nos han asignado un local. Quedamos el viernes 1 de febrero para firmar el contrato.

Jueves 31 de enero

Recibo aviso del Registro Mercantil. Ya puedo recoger la escritura así que allí me planto. Me indican por teléfono que descontando los 150 euros de provisión restan por pagar 118,64 euros.  El total por inscribir la escritura en el Registro Mercantil han sido 268,64 Euros.

Solicito en el mismo Registro la firma electrónica para la sociedad por lo que pago otros 30 euros de provisión. También dejo el libro de registro de socios y el de actas para su sellado y legalización, otros 30 euros. Tendré que volver en una semana a por los libros y la firma digital.

Con la escritura ya inscrita, voy al banco para desbloquear la cuenta pero me dicen ahora que además de la escritura necesito el CIF definitivo. En la asesoría, con una copia escaneada de la escritura me tramitan la solicitud de CIF pero al ser una solicitud vía internet el CIF me lo darán también por vía telemática y para eso necesito tener activa la firma digital de la empresa.

Viernes 1 de febrero

Visita al Centro de Empresas la Curtidora para firmar el contrato de la oficina para empresas tecnológicas en la que nos vamos a instalar. Tras pagar una fianza consistente en el importe de dos mensualidades y una explicación de todos los términos del contrato y de como funciona el Centro, tengo la llave del local.

Tras un primer vistazo a la oficina salgo para Hacienda a ver si les aparece ya tramitado el CIF definitivo y me lo pueden entregar en mano. Me dicen que el CIF me llegará por correo pero le explico que lo he tramitado vía telemática y aún no tengo la firma. Accede a mirar pero aún no les aparece el definitivo. Quedo en pasar el lunes pero me dice que vaya directamente a los agentes tributarios, en notificaciones,  porque si está son ellos quienes me lo tienen que notificar.

Lunes 4 de febrero

Al final de la mañana vuelvo a Hacienda. Cuando estoy llegando me llaman del Registro Mercantil para comunicarme que ya puedo pasar a recoger el certificado para la firma digital.

Una vez en Hacienda pido cita para Notificaciones y, tras esperar unos 20 minutos, me atienden. Le cuento mi caso al agente tributario y me dice que sigue apareciendo el CIF provisional. Hace algunas llamadas pero no sabe decirme cuánto suele tardar. Me pide un teléfono y me dice que si hay algún problema porque falte algo, me llamará. Si no me llama es que todo sigue su cauce.

Son casi las dos de la tarde. A comer para ir a Oviedo al Registro Mercantil que abre de cuatro a seis. Creía que saldría de ahí con la firma digital pero no, es solo un papel que simplemente dice que la empresa Atanor Media, S.L. está registrada y quién es el administrador. A partir de ahí tengo que iniciar en la web de la Fabrica Nacional de Moneda y Timbre el proceso de solicitud de firma electrónica y con el número que me asignen, mi DNI y este certificado volver a Hacienda. ¡Una vez más!.

He tenido suerte pues los libros de actas y de registro de socios que me habían dicho que podría recoger a partir del jueves ya están registrados. Así que aprovecho el viaje y me los llevo. En principio ya no tengo que volver al Registro Mercantil hasta que, dentro de un año, tenga que depositar las cuentas de la empresa.

Martes 5 de febrero

Visita a Hacienda para conseguir la firma electrónica de la sociedad. Ahora sí espero que ésta sea la última visita que haga a la Agencia Tributaria. He perdido la cuenta de las veces que he venido hasta aquí.

Con la Certificación del Registro Mercantil, el código que me dieron por internet y mi DNI  me tramitan la firma digital de la sociedad. Pregunto cuándo estará disponible para su descarga y me informan de que en unas 24 horas, pero que es muy probable que esta misma tarde esté disponible. Que vaya probando en la web por si aparece.

Ya que estoy aquí saco número para consulta en el departamento de censos a ver si ya les aparece el CIF definitivo. Me dice antes de mirar en el ordenador y de pedirme datos identificativos que cree que no, porque estuvieron con ello ayer a última hora. Se ve que no hay mucho movimiento de altas fiscales. La nuestra es la única. Después de comprobar, efectivamente sigue apareciendo el CIF provisional.

Me dice que aunque a ál no le aparezca es probable que ya lo tenga para descargar en cuanto entre con la firma digital. Que, en cualquier caso, espere una semana y si el viernes no tengo el CIF definitivo que pase a ver a los agentes tributarios para que me lo den ellos.

Durante la tarde accedo de vez en cuando a la web de la FNMT a ver si puedo ya descargar la firma digital pero este es el mensaje que aparece una y otra vez:

“El usuario de NIF xxxxxxxx no tiene ninguna petición en estado de descarga correspondiente a la solicitud con el codigo xxxxxxx. Para obtener el certificado debe acreditarse en una oficina de registro y esperar 24 h para que se procese su solicitud”.

A las 20:40 horas, en una nueva comprobación, aparece el certificado digital, que queda instalado en mi navegador. A las 21:00 horas puedo entrar en la sede electrónica de la AEAT  y, por fin, veo la tarjeta del CIF lista para descargar en PDF.

Miércoles 6 de febrero

A primera hora acudo al banco para entregarles el CIF definitivo. La responsable de empresas está reunida. Le dejo el CIF a otra persona que se lo entregará y quedo en pasar más tarde. Una hora después la llamo y me dice que está preparándolo todo y que me avisa cuando esté listo para pasar a firmarlo y que no tenga que esperar.

Una hora mas tarde, sin recibir llamada alguna, vuelvo al banco. Al acercarme al despacho de la directora de empresas me dice que ya puedo ir firmando los papeles. Le pregunto si la cuenta ya queda operativa y me dice que necesito aportar copia del alta en el IAE o del inicio de actividad. Mi paciencia ha llegado al límite.

Le digo que no voy a aportar ningún papel más, que tienen todo lo que exige la ley para desbloquear la cuenta y que la necesito operativa YA. Que no es normal que primero me pidieran la escritura registrada, luego el CIF y ahora esto. Me reconoce que es algo que pide el banco, no la ley de sociedades, y le hago ver que entonces me equivoqué eligiendo banco.

Me asegura que me deja la cuenta operativa en ese mismo momento y que podré enviarle el impreso de alta de actividad por correo cuando me venga bien.

Desde este momento podemos emitir pagos y aceptar cargos en la cuenta.

La sociedad está plenamente operativa después de 28 días. Ha costado 854 euros.